Nyhedsbrev
Indtast dit navn og din e-mail nedenfor, hvis du ønsker at modtage vores nyhedsbrev.

Politik på persondatabehandling


Ret til kontrol over dine persondata
Du har ret til at anmode om, at oplysningerne om dig skal slettes, suppleres eller korrigeres. Du har også ret til at anmode om, at behandlingen af dine persondata er begrænset til bestemte formål og f.eks. ikke kan bruges til reklame.


Dataansvarlig
Vietnam Travels ApS er ansvarlig for behandlingen af personoplysninger på hjemmesiden: www.vietnamtravels.dk og for persondata som oplyses til Vietnam Travels på mail, telefon og rejsemøder.


Personoplysninger
Vietnam Travels (herefter "Vietnam Travels", "vi", "vores") respekterer privatlivets fred for vores kunder og besøgende på vores hjemmeside. Vi udfører håndtering af personlige data i overensstemmelse med Persondataloven og med EU-regler for behandling af personoplysninger GDPR. Vores politik er på en gennemskuelig måde at beskrive, hvordan vi indsamler, overfører og gemmer kunders oplysninger, så vores kunders personoplysninger håndteres og lagres sikkert.



Definition af personoplysninger
Definition af persondata
Persondata er al information, som direkte eller indirekte kan relateres til en fysisk levende person. Det omfatter bl.a. navn, personnummer, pasnummer, adresse, mailadresse og telefonnummer. Personoplysninger gælder ligeledes billetnumre, reservationsnumre, krypterede data og forskellige typer af elektroniske identiteter som IP-adresser, såfremt de knyttes til fysiske personer.

Indsamling af personoplysninger
Vi indsamler personoplysninger på flere måder, men først og fremmest direkte oplyst af dig.

Personoplysninger, som indsamles i forbindelse med rejseforespørgsel, rejsebestilling og selve rejsen.
Når du forespørger på en rejse, indsamler vi i visse tilfælde få personoplysninger iht. at kunne udarbejde et tilbud. Dette oplysninger om navn, køn, telefonnummer og mailadresse, og såfremt børn under 12 år deres fødselsdatoer. Når du bestiller en rejse hos Vietnam Travels, indsamler vi personoplysninger for at kunne gennemføre din bestilling. Det er oplysninger om navn, fødselsdato, alder og køn for alle rejsende, som er omfattet af bestillingen samt adresse og kontaktoplysninger for den hovedansvarlige for rejsebestillingen.

I visse tilfælde bl.a. ved bestilling af bestemte rejseservices kan der være krav om indsamling af personers pasnummer iht. krav fra lokale myndigheder. Når du bestiller og gennemfører en rejse hos os, indsamler vi også oplysninger om rejsen. Udover ovenstående data er det f.eks. rejsens varighed, billetnummer, destination, rejserute og de rejseserviceydelser, som du har købt ved bestilling af rejsen.


Indsamlede oplysninger

Vi indsamler persondata fra dig, når du kontakter os på mail, telefon eller på andre måder. Den primære årsag til at indsamle personoplysninger, skyldes muligheden for at besvare spørgsmål, udarbejde tilbud, behandle din rejsebestilling, og iht. gennemførelse af selve rejsen. Det er oplysninger om navn, postadresse, mailadresse, telefonnummer og fødselsdato for børn under 12 år, og billetnummer.

Eventuelt kan andre personoplysninger være nødvendige iht. rejsen, og som du selv vælger at informere os om. Det kan være information om fysisk tilstand, medicinsk tilstand, allergi eller andre informationer i forbindelse med din rejsebestilling.

Indsamling af data ved tilmelding til Vietnam Travels nyhedsbrev
Vælger du at abonnere på Vietnam Travels' nyhedsbrev, indsamler vi dit navn og din mailadresse for at kunne sende nyhedsbrevet.

Oplysninger brug af vores digitale ydelser
Når du anvender vores hjemmeside, eller andre digitale tjenester fra os, indsamler vi oplysninger om din brug af vores tjenester. Enkelte af disse oplysninger kan være personoplysninger, f.eks. din IP-adresse. Vi indsamler også oplysninger om, hvordan du navigerer i vores digitale tjenester, hvilke søgninger du foretager og de rejseprogrammer, du er interesseret i.

Persondata, som oplyses fra en anden end dig
Ved kontakt og korrespondance med Vietnam Travels kan det ske, at en person giver personoplysninger om flere medrejsende. Vietnam Travels' tager det i sådanne tilfælde for givet, at den, der overbringer os sådanne oplysninger, har indhentet de medrejsendes samtykke til at give disse persondata til os. Hvis en anden person har foretaget en forespørgsel eller bestilling af en rejse, hvor du indgår, indsamler vi persondata om dig oplyst af den pågældende person.


Fremsendelse af information
Når du har bestilt en rejse hos Vietnam Travels, anvendes dine persondata til at fremsende bekræftelse, rejseplaner og vigtige informationer om din rejse til den af dig oplyste mailadresse(r).
Før og eventuelt også under din rejse vil vi sende dig information per mail, per telefon eller via sms til det mobilnummer, der blev oplyst ved bestilling af rejsen. Dette kan dreje sig om ændringer af flytider, togtider eller nødvendige programændringer eller lignende information, som kan påvirke forløbet af din rejse. Vi vil sende rykkere via mail.


Håndtering og lagring af persondata
Vietnam Travels' juridiske grundlag for at behandle dine persondata. Vi behandler dine personoplysninger i henhold til gældende lovgivning. Primært behandler vi dine oplysninger for at opfylde en aftale, som du er en part i med udgangspunkt i vilkårene for rejsen. Det kan ske, at personoplysninger behandles både i forbindelse med udførelsen af rejsen, både ud fra dit samtykke, og fordi persondata er nødvendig for at opfylde myndigheders krav eller andre juridiske forpligtelser. Ved henvendelse til Vietnam Travels med besked om at du ønsker at trækker dit samtykke til de oplyste persondata tilbage, vil Vietnam Travels aktivt slette behandlede og lagrede persondata indenfor 3 arbejdsdage.

Vietnam Travels kan desuden behandle oplysninger, der er nødvendige for, at Vietnam Travels kan forfølge en legitim interesse, medmindre den registreredes interesser går forud for dette. Dette gælder bl.a. skattemyndigheders krav om dokumentation og bilag af Vietnam Travels årsregnskab for de seneste 5 år.


Administration af rejsen
For at være i stand til at kunne levere de rejseservices og ydelser, som du har bestilt hos Vietnam Travels, anvender vi dine persondata på forskellige måder. Dine oplysninger anvendes til at udstede rejsedokumenter og billetter, samt til at foretage bestillinger af hotel, tog, fly, båd, bil, udflugter og andre rejseservices, du har bestilt hos Vietnam Travels. Administrationen af din rejsebestilling indbefatter også brugen af dine oplysninger til bogføring, afregning, revision eller anden verifikation af betalingskort og immigration.


Kundepleje
Dine persondata anvender vi til at give dig service, såfremt du kontakter Vietnam Travels med spørgsmål eller reklamationer. Vi bruger dit navn til at identificere dig og din rejse. Vi anvender dine kontaktoplysninger, herunder din mailadresse og telefonnummer, til at kontakte dig i forbindelse med spørgsmål omkring rejsen og andre emner. Vi kan også anvende andre oplyste persondata, som vi har indsamlet om dig, til at behandle dine spørgsmål eller din rejse, alt efter hvad der er relevant i en bestemt sag. Disse oplysninger gemmes i 120 dage efter din rejses hjemkomst. Såfremt der skulle være en reklamationssag omkring rejsen, vil data blive gemt indtil 30 dage efter afgørelsen på reklamationen.


Markedsføring
Tilmelder du dig vores nyhedsbrev, anvender vi dine persondata til at fremsende nyhedsbrevet til dig. Det gælder din mailadresse. Ved hjælp af disse data kan vi give dig de tilbud, som vi tror, at du har størst interesse i og fordel af. Vi gør også brug af personalisering i vores kommunikation via sociale medier og webannoncering på andre hjemmesider end vietnamtravels.dk.


Lovbestemmelser
Dine personoplysninger kan ligeledes blive behandlet for, at vi kan at opfylde forpligtelserne i henhold til regler og lovforordninger.


Lagringstider
Vi gemmer alle persondata, som vi indsamler, i vores kundedatabase. Vietnam Travels gemmer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt med henblik på behandling af din bestilte rejse, og i 120 dage efter rejsens hjemkomst. Herefter slettes data på alle rejsedeltagere på din rejse, medmindre at vi har modtaget en reklamation på rejsen. Modtager vi en reklamation slettes alle data 30 dage efter afgørelsen på reklamationssagen. Dog gemmes data på fakturaer med navn, adresse og telefonnummer i vores regnskabssystem iht. at skattemyndighedernes krav om at kunne dokumentere de seneste 5 års regnskab.

Hvis du er tilmeldt vores nyhedsbrev, vil vi gemme dine kontaktoplysninger, så længe du vælger at fortsætte med at modtage nyhedsbrevet.


Sikkerhedsforanstaltninger i behandling af dine persondata
Vi vurdere løbende risici i persondatabehandlingen, og indfører de nødvendige procedurer og forholdsregler iht. at øge sikkerheden i behandlingen og opbevaringen af dine data. Ligeledes opdateres vores medarbejdere løbende i spørgsmål om databeskyttelse.


Udlevering af personoplysninger
Microsoft Office
Vi bruger Microsoft Office-programmer til Vietnam Travels interne arbejde. Det betyder, at dine personoplysninger vil blive opbevaret af Microsoft, som dermed bliver databehandler for Vietnam Travels. Persondata gemmes i en cloud-tjeneste indenfor EU af Microsoft. Ved en særlig IT-trussel kan Microsoft overføre persondata til et tredjeland (dvs. et land udenfor EU/EØS). Denne overførsel vil kun for at beskytte data.

IT-leverandører og Aftalepartnere
Vi bruger forskellige IT-services og IT-systemer i Vietnam Travels. I nogle af disse gemmes og administreres persondata, såsom navn, billetnummer og fødselsdata DD-MM-ÅÅÅÅ for børn under 12 år og i visse tilfælde dit mobilnummer. Nogle systemer er installeret internt hos os, og det er kun vores personale, som har adgang til disse data. I disse tilfælde er der ingen overførsel til tredjepart. Nogle systemer er dog cloud-løsninger eller installeret af leverandøren, hvilket betyder, at vi videregiver persondata til leverandøren. I disse tilfælde er vores leverandører vores databehandler og håndterer oplysningerne efter vores anvisninger omkring datahåndtering og sikkerhed.

Interne IT-systemer
Vi håndterer internt persondata i vores kundedatabase, og i vores bestillingssystemer. Disse systemer er designet til at kunne håndtere kundepleje i forbindelse med udførelsen af din rejse. Disse systemer kan håndtere de persondata, som du har oplyst os.

Betalingsløsninger
Vi bruger eksterne leverandører ved indbetalinger foretaget online på Vietnam Travels hjemmeside. Disse leverandører har adgang til persondata såsom fakturanummer og betalingsoplysninger. Denne håndtering er nødvendig, hvis du betaler online på vores hjemmeside. Betaling med almindelig netbankoverførsel er muligt.

Webanalyse
Vi bruger fra tid til anden eksterne leverandører til analyse af brugeradfærd på vores hjemmeside. Disse firmaer håndterer persondata som dataansvarlig på vores vegne. Disse oplysninger er først og fremmest oplysninger, der indsamles via cookies og håndteres på et anonymt og overordnet niveau.


Kontaktdata

Vi bruger eksterne leverandører til at sende information via sms under en rejse, såfremt der er ændringer eller det er nødvendigt at foretager ændringer af det planlagte rejseprogram. Disse leverandører har adgang til personoplysninger i form af navne og mobilnumre.


Leverandører af rejseydelser
I henhold til at kunne tilbyde nogle af de rejseservices, som du har bestilt hos Vietnam Travels, bruger vi forskellige leverandører og andre aftalepartnere. Det er nødvendigt, at vi videregiver personoplysninger til disse for at rejseservices skal kunne udføres.

Flyselskaber
Vi tilbyder flyrejser med forskellige flyselskaber. Flyselskaberne får adgang til persondata om de rejsende, der skal rejse med det pågældende flyselskab. Det er navn, køn og fødselsdato for rejsende under 12 år, samt et mobilnummer for den hovedrejsende. Overførslen af oplysningerne for de rejsende sker via flybookingsystemet Amadeus, eller det sker direkte til flyselskabet med passagerlister.

Hoteller
Vi benytter hoteller på vores mange destinationer i på både grupperejser og til individuelle rejser. Hotellerne er placeret både indenfor og udenfor EU/EØS, og har adgang til de persondata, som er nødvendige for, at en bestilling kan foretages. Disse data gælder navne og køn for alle rejsedeltagere på bestillingen samt fødselsdata på børn under 12 år DD-MM-ÅÅÅÅ, og eventuelt mobilnummer for den hovedrejsende.


Agenter ifm. handling
Afhængigt af anvendte flyselskab på flyrejsen benyttes i visse tilfælde handlingsagenter til at udføre tjenesteydelser i forbindelse med flyrejsen. Det kan bl.a. gælde for check-in i lufthavnen. I forbindelse med udførelsen af disse ydelser vil handlingsagenten få adgang til navne på de rejsende og billetnumre. Dette er nødvendigt for at kunne udføre denne servicetjeneste.

Andet
Hvis du bestiller andre rejseservices via os både indenfor og udenfor EU/EØS, f.eks. udflugter eller lignende aktiviteter, kan det i visse tilfælde gives persondata til den pågældende person, der skal udføre tjenesten i form af navn, køn, fødselsdato på børn under 12 år, og mobilnummer for den hovedrejsende.


Udlevering til tredje land
Vi arrangerer rejser til Asien, og vores samarbejdspartnere (hoteller, flyselskaber, agenter og turoperatører) er primært placeret udenfor EU/EØS-området. Det betyder, at persondata kan blive overført til samarbejdspartnere i disse lande med samme formål, som beskrevet ovenfor. Dette sker såfremt det er nødvendigt for at levere den rejseservice, du har bestilt. Uanset hvilket land, som Vietnam Travels fremsender dine persondata til, har Vietnam Travels en forpligtelse til at sikre, at der opretholdes et højt beskyttelsesniveau for dine persondata.


Rettigheder

Håndtering af persondata og håndtering i henhold til samtykket
Behandling af persondata, der er nødvendig for at vi kan opfylde en vores aftale med dig, eller for at vi skal opfylde juridiske forpligtelser, er tilladt uden samtykke. Såfremt vi indsamler og behandler dine persondata til et andet formål end selve rejsen kræver det derimod, at du accepterer databehandlingen. Du giver således dit samtykke til behandlingen af dine persondata, når du benytter vores ydelser på vietnamtravels.dk, og ved kontakt med vores rejsekonsulenter per mail, telefonisk eller ved personlig henvendelse.

Tilbagekaldelse af samtykke
Du kan til enhver tid vælge at trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os per mail på info@vietnamtravels.dk og telefonisk på 8678 5050. Såfremt du tilbagekalder dit samtykke, vil vi indenfor 3 hverdage slette persondata og afbryde den behandling, der blev omfattet af dit samtykke.

Ret til at få information om de persondata, vi har gemt om dig
Ønsker du at information om, hvilke data vi har registreret på dig, kan du sende en ansøgning om dette til Vietnam Travels, Urbakkevej 4, 8450 Hammel. Retten til indsigt er beskrevet i § 31 i Persondataloven. Registerudtrækket leveres efter din anmodning.

Du skriver og forespørger om et registerudtræk fra Vietnam Travels. Vær opmærksom på, at du er nødt til at fremsende en skriftlig anmodning per brev, da den skal indeholde din underskrift. Du kan derfor ikke sende din anmodning per mail. Mærk brevet "Persondataudtræk".

Du kan skrive følgende i din ansøgning:

Herved søger jeg om information ifølge § 31 i Persondataloven iht. persondataudtræk.

..............................................................................................................................
(Dato og sted)

..............................................................................................................................
(Underskrift)

..............................................................................................................................

(Navn med blokbogstaver, personnummer og adresse)
(mailadresse/telefonnummer)

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................